Lokakarya Menggagas Masa Depan

Standar

Lokakarya menggagas masa depan mengadopsi metodologi yang disebut dengan “Future Search Conference”.  Lokakarya ini cocok dan menarik untuk dikembangkan menjadi forum perencanaan kolaboratif untuk diadopsi lembaga yang ingin menyusun renstra (5 tahun) dengan melibatkan pemangku kepentingannya.

Sangat menarik untuk mengembangkan proses perencanaan yang melibatkan pemangku kepentingan (stakeholders). Banyak gagasan yang tidak mungkin bisa muncul bila disusun sendiri-sendiri.

APA YANG DIMAKSUD FSC

Apa yang dimaksud dengan Future Search Conference (FSC) akan dipaparkan dengan merujuk pada buku “Future Search”  yang ditulis oleh Marvin Weisbord dan Sandra Janoff  yang mengembangkan metodologi ini dan berpengalaman banyak dalam penerapannya.

Pengertian. Future Search Conference (FSC) adalah proses yang diadakan dalam bentuk sebuah pertemuan (lokakarya) untuk menggali nilai, gagasan inovatif, komitmen dan dukungan pemangku kepentingan dari suatu isu atau isu program. Tujuannya adalah aksi bersama (kolaboratif) yang terarah pada masa depan yang diinginkan suatu masyarakat atau lembaga terkait dengan isu program tersebut. Menurut Marvin Weisbord dan Sandra Janoff , FSC  bisa digunakan untuk proses perencanaan dengan kelompok yang cukup besar.  Selain diterapkan untuk proses perencanaan, FSC juga dirancang untuk  mengembangkan komitmen parapihak dalam melakukan apa yang direncanakan.

Tujuan FSC. Ada 3 tujuan penggunaan FSC secara umum yang biasa dilakukan yaitu:

  • Proses future search membantu stakeholder untuk mewujudkan visinya masa depan untuk lembaganya atau masyarakatnya
  • Proses memungkinkan semua stakeholder mengetahui tujuan yang saling dimiliki dan bertanggungjawaban untuk rencananya
  • Prosesnya bisa membantu orang menyelenggarakan visi yang sudah ada.

Peserta. Menurut pengalaman Weisbord dan Janoff, jumlah peserta yang ideal adalah 64 orang dengan 8 kategori stakeholder dan 8 peserta untuk masing-masing kategori stakeholders. tentu saja dalam penerapannya sering terjadi perbedaaan.

Proses Umum. Secara umum proses FSC dibagi ke dalam 5 tahap berikut:

  • Meninjau masa lalu (oleh kelompok campuran semua kategori stakeholders).
  • Menggali masa kini (oleh kelompok homogen per kategori stakeholders).
  • Mewujudkan skenario yang ideal untuk masa depan (oleh kelompok campuran).
  • Mencari kebersamaan berpijak (common ground).
  • Membuat rencana aksi (oleh kelompok homogen).

Syarat. Menurut Weisbord dan Janoff, pengalaman mereka menemukan beberapa syarat agar proses FSC berhasil, yaitu:

  • Mengembangkan sebuah sistem (“whole system”) di dalam ruangan pertemuan.
  • Mengembangkan konteks dunia untuk aksi lokal (“think globally, act locally”).
  • Fokus pada persamaan dan masa depan, bukan pada masalah dan perselisihan.
  • Mengembangkan kelompok-kelompok kecil yang otonom.
  • Meminta peserta hadir secara penuh.
  • Keadaan pertemuan yang “sehat” (ruang pertemuan yang besar dan terang, dll.).
  • Durasi pertemuan 2,5 sampai 3 hari (dua malam).
  • Adanya penanggung jawab untuk rencana tindak lanjut.

 

CONTOH PENERAPAN FSC

Berikut ini merupakan contoh penerapan FSC untuk sebuah lokakarya di tingkat propinsi yang isunya cukup spesifik, diselenggarakan oleh Pemprop sebagai komitmen terhadap isu yang dicanangkan secara nasional dan internasional.  Pemangku kepentingannya tentu saja harus mewakili berbagai daerah (kabupaten/kota) yang ada di propinsi tersebut.

Judul FSC:

  • Lokakarya menggagas masa depan untuk berbagi dan mencari visi bersama antara semua pihak yang berkepentingan (stakeholders) terhadap upaya penurunan Angka Kematian Ibu (AKI) di Propinsi A.

Tujuan dari FSC di atas:

  • Saling berbagi tujuan dan pandangan (visi) tentang bagaimana menurunkan Angka Kematian Ibu (AKI) secara cukup berarti di Propinsi A sampai dari tahun…s.d. tahun….
  • Mengembangkan rencana aksi (action-plan) untuk menurunkan AKI.
  • Membangun komitmen bersama untuk pelaksanaan rencana kegiatan di atas.

Pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) yang terlibat:

  1. Kelompok perempuan dan Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM).
  2. Kelompok penentu kebijakan/pemerintah.
  3. Kelompok organisasi berbasis masyarakat dan agama.
  4.  Kelompok organisasi profesi kesehatan.
  5. Kelompok pelayanan pendukung dan media massa.
  6. Kelompok pelayanan kesehatan.
  7. Kelompok donor (funding).
  8. Kelompok anggota keluarga.
  9. Kelompok tokoh masyarakat.

Selama berlangsungnya FSC, banyak dilakukan diskusi-diskusi kelompok. Fasilitator membagi kelompok berdasarkan 2 jenis kelompok, yaitu:

  • Kelompok pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholder) yaitu kelompok yang didasarkan pada masing-masing golongan di atas (ada 9 kelompok stake holder).
  • Kelompok campuran yaitu kelompok yang terdiri dari campuran ke-9 jenis stakeholder di atas (ada 9 kelompok campuran).

Setiap peserta memakai kartu nama (name-tag) yang ditandai dengan WARNA (menandakan pada kelompok stake-holder mana ia termasuk) dan NOMOR (menandakan pada kelompok campuran mana ia termasuk).

Prinsip-prinsip (nilai-nilai dasar) pertemuan adalah sebagai berikut:

  • Semua gagasan dihargai dan diterima (tidak ada yang salah).
  • Segala sesuatu ditulis di kertas besar (flipchart).
  • Saling mendengarkan.
  • Memperhatikan kerangka waktu.
  • Mencari persamaan dan aksi bersama, bukan perbedaan-perbedaan, masalah-masalah, dan konflik.

Dialog menggagas masa depan merupakan kegiatan yang dirancang untuk 3 hari (antara 16-24 jam), dengan 5 kegiatan utama sebagai berikut:

  • Fokus ke Masa Lalu.  Merupakan proses yang menghasilkan sebuah visualisasi berupa alur sejarah (timeline) yang berisikan tonggak dan peristiwa-peristiwa penting terkait AKI. Kertas yang digunakan adalah kertas besar dan panjang yang merupakan bahan kertas untuk mencetak koran. Ditempel di 3 sudut ruangan menjadi 3 buah timeline: (1) Timeline untuk peristiwa terkait AKI yang bersifat pengalaman pribadi peserta. (2) Timeline untuk peristiwa terkait AKI di lingkup Propinsi. (3) Timeline di lingkup global

    Alur sejarah (timeline) tonggak sejarah dan momentum penting AKI.

  • Fokus ke Masa Kini.Merupakan proses yang menghasilkan sebuah visualisasi yang disebut dengan “peta pikiran” (mind map) yang dibuat dalam kertas besar dengan ukuran hampir satu dinding dari ruang pertemuan. Visualisasi tersebut memperlihatkan sebuah lingkaran di tengah bertuliskan “AKI di Propinsi A” dengan garis-garis yang merupakan faktor-faktor yang berpengaruh dan cabang-cabang garus merupakan sub-faktor. Setiap peserta kemudian diberi 7 dot (lingkaran) untuk menentukan 7 faktor atau sub-faktor paling penting menurut pendapatnya. Hasilnya adalah visualisasi dengan dot-doto yang menempel di atasnya. Proses ini menghasilkan isu atau tema penting terkait upaya menurunkan AKI di Propinsi A

    Fokus masa kini, mindmap faktor-faktor yang mempengaruhi AKI.

  • Fokus ke Masa Depan. Merupakan sebuah pementasan atau pertunjukkan (drama, role play, simulasi, acara talk show, dan laporan pandangan mata) tentang suatu situasi yang ideal yang langsung atau tidak langsung berpengaru terhadap AKI di masa depan. Setelah pertunjukkan selesai, peserta diajak mendaftar (melist) gagasan program/kegiatan untuk mencapai skenario keadaan yang ideal tersebut.
  • Penyusunan Kesamaan Berpijak (Common Ground).  Seluruh list gagasan program/kegiatan kemudian dibacakan dan disepakati bersama menjadi dua kategori gagasan: (1) Kesamaan berpijak (common ground) bila gagasan program/kegiatan disepakati forum. (2) Gagasan yang menjanjikan (promising ideas) bila ada satu orang atau lebih yang tidak menyetujui gagasan.

    Penyusunan kesamaan berpijak (common ground).

  • Penyusunan Rencana Kegiatan (Action Plans). Merupakan sebuah kegiatan yang menghasilkan rencana kegiatan (action plans) baik yang dilakukan oleh masing-masing peserta maupun bekerjasama terkait dengan langkah-langkah sebelumnya. Untuk menindaklanjuti rencana ini, penyelenggara FSC akan mengadakan forum pertemuan pemangku kepentingan untuk berbagi informasi mengenai apa yang sudah, sedang dan akan dijalankan terkait upaya penurunan AKI. Sedangkan hasil-hasil dari lokakarya FSC akan diterbitkan menjadi sebuah buklet berjudul “Skenario Penurunan AKI Propinsi A Tahun… sd…” untuk menjadi rujukan para pemangku kepentingan.

 

MENGADOPSI FSC SEBAGAI METODOLOGI RENSTRA

Pada contoh di atas, FSC diterapkan untuk proses penyusunan program propinsi yang menganggap isu penurunan KIA sebagai isu krusial yang perlu menghimpun keterlibatan semua pemangku kepentingan di wilayahnya.

Sangat menarik bila mengadopsi FSC untuk mengembangkan proses renstra kolaboratif di tingkat kabupaten atau kota oleh SKPD-SKPD sektoral (kesehatan, pendidikan, pengembangan ekonomi) agar dihasilkan program 5 tahun dengan kontribusi gagasan dari stakeholder tingkat kabupaten/kota untuk masing-masing sektor.

Kalau pengalaman saya sih pernah bersama teman-teman meracik metodologi renstra untuk LSM dengan mengadopsi proses FSC ini (gado-gado). Hasilnya cukup menarik.  Memang lumayan mahal karena pemangku kepentingan (stakeholder) lembaga saya berasal dari berbagai wilayah di Indonesia, termasuk di NTB dan NTT.

Kalau diterapkan di tingkat SKPD, stakeholdernya ada di lingkup kabupaten/kota saja sehingga biaya pun tidak akan semahal mendatangkan peserta pada contoh FSC di tingkat Propinsi di atas. Pada contoh FSC tersebut, dalam kelompok stakeholders pengambil kebijakan terdapat walikota, bupati dan Kepala Dinas Kesehatan yang bersedia hadir penuh. Untuk bisa mengkondisikan demikian, tentunya tergantung kepercayaan peserta terhadap keseriusan lembaga penyelenggara.

***

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s