Panduan Fasilitasi Renstra

Standar

Setiap kali menyelenggarakan perencanaan strategis (3 tahun atau 5 tahun) dan evaluasi perencanaan (evaperca) tahunan, merancang metodologinya merupakan suatu keasyikan tersendiri. Tentu saja ini tugas tim fasilitator -baik dari luar maupun dalam lembaga- namun biasanya juga dirapatkan untuk memperoleh proses yang “dinikmati” semua orang.

Setiap event renstra dan evaperca biasanya dirancang metodologi berbeda sesuai kebutuhan dan momentum saat itu, juga supaya menarik (tidak bosan) belajar sesuatu yang baru.

Berikut ini adalah contoh rancangan fasilitasi sebuah kegiatan renstra yang cukup sederhana. Sederhana? Tentu saja renstra tidak sederhana karena merupakan sebuah proses merancang program yang besar (3-5 tahun).  Tapi biasanya selalu menjadi event yang mencerahkan buat lembaga.

***

PERENCANAAN STRATEGIS LSM

 Peserta: Seluruh jajaran pimpinan dan staf lembaga/organisasi

Fasilitator: dari LSM mitra (2 orang).

 LANGKAH-1: PEMBAHASAN ORGANISASI

  •  Peserta ditugaskan untuk melakukan hal-hal sbb: (1) Menggambarkan struktur organisasi (organigram). (2). Mencantumkan nama-nama orang di masing-masing bidang dalam organigram.
  •  Peserta kemudian diajak mendiskusikan bagaimana garis hubungan antar setiap jabatan, bidang dan personil di organisasi.

LANGKAH-2: IDENTIFIKASI MASALAH-MASALAH  ORGANISASI

  • Setiap orang diminta menulis masalah-masalah yang dirasakannya dalam melaksanakan pekerjaan di atas kartu-kartu metaplan
  • Masalah-masalah itu kemudian dikelompokkan ke dalam: masalah internal, eksternal dan ‘wilayah abu-abu’ (antara internal dan eksternal)

Contoh masalah internal:

  • Masalah manajemen, dibagi ke dalam: masalah manajemen umum, masalah pengorganisasian kerja (mekanisme kerja dan QC), pengembangan staf, koordinasi antar bidang, perangkapan jabatan, dan keuangan
  • Masalah sarana pendukung, dibagi ke dalam: kesejahteraan staf (gaji, tunjangan, dsb.), personil/tenaga kerja, peralatan kerja, kebijakan/peraturan
  • Masalah sikap-perilaku: disiplin kerja, efisiensi kerja, dsb.

LANGKAH-3: ANALISIS SEBAB-AKIBAT MASALAH  ORGANISASI (POHON MASALAH)

Dari hasil identifikasi dan pengelompokkan masala, proses selanjutnya adalah analisis sebab-akibat dengan menggunakan Pohon Masalah. Karena kartu masalah yang terkumpul biasanya sangat banyak, agar analisis sebab akibat masalah tidak terlalu kompleks, maka peserta diminta melakukan langkah-langkah sbb.:

  • Identifikasi masalah utama dengan cara curah pendapat (kesepakatan): 1 kartu saja, boleh dari masalah manajemen atau lainnya.
  • Tulislah pertanyaan dengan kalimat pendek dari masalah-masalah utama tersebut: Apa penyebab masalah….? Apa akibat masalah….?
  • Tulislah sebab-sebab dari masalah utama tersebut; 1 kartu untuk 1 masalah.
  • Tulislah akibat-akibat dari masalah utama tersebut; 1 kartu untuk 1 masalah.
  • Buatlah diagram yang memperlihatkan hubungan sebab-akibat masalah-masalah utama (POHON MASALAH); gunakan kertas plano untuk membuat diagram dan menempelkan kartu-kartu.
  • Kaji ulang semua diagram sebab-akibat masalah utama dan lengkapi bukti-bukti dari semua keadaan ini (tambahkan kartu masalah sebab atau akibat apabila perlu).

LANGKAH-4: PEMBUATAN POHON TUJUAN

Dari diagram sebab-akibat masalah (Pohon Masalah) yang dibuat berdasarkan isu-isu masalah utama kemudian proses selanjutnya adalah mengubah Pohon Masalah tersebut menjadi Pohon Tujuan. Peserta kemudian ditugaskan untuk:

  • Merumuskan masalah utama ke dalam bentuk positif (kalimat masalah menjadi kalimat tujuan).
  • Begitu juga dengan masalah-masalah sebab dan akibat, dirumuskan dalam bentuk-bentuk positif sehingga seluruh Pohon Masalah menjadi Pohon Tujuan.

CONTOH:

Masalah Utama: belum ada mekanisme kerja dan QC yang baik diantara bidang Tujuan Utama: mengadakan mekanisme kerja dan QC yang baik antar bidang
Masalah-masalah Sebab: alat pendukung kerja kurang, pengembangan staf kurang diperhatikan, jumlah pekerjaan di luar kapasitas staf, disiplin kerja rendah Tujuan Pendukung: menyediakan alat pendukung kerja, membuat program pengembangan staf, mengatur jumlah pekerjaan agar sesuai kapasitas, membuat aturan jam/waktu kerja
Masalah-masalah Akibat: mutu produk lembaga/organisasi kurang memenuhi standar Tujuan Akhir: meningkatkan mutu produk layanan lembaga/organisasi

LANGKAH-5: ANALISIS PARAPIHAK (STAKE HOLDERS)

Setelah mebuat Pohon Tujuan, peserta diajak mendiskusikan pihak-pihak (stakeholder) yang berhubungan dengan lembaga/organisasi untuk melaksanakan semua tujuan di atas. Untuk itu, peserta mendiskusikan beberapa pertanyaan berikut:

  •  Siapa pihak-pihak (stakeholder) yang berhubungan dengan lembaga/organisasi kita?
  • Apa dukungan dari setiap stakeholder kepada lembaga/organisasi kita?
  • Apa gangguan dari setiap stakeholder kepada lembaga/organisasi kita?

Dari hasil diskusi di atas, kemudian dibuatkan metaplan sbb:

No.

Pihak-pihak

Dukungan

Gangguan

LANGKAH-6: PENYUSUNAN MATRIKS PERENCANAAN PROYEK (MPP)  5 TAHUN

Tugas Kelompok

Dari hasil penyepakatan isu-isu strategis dan pembuatan Pohon Tujuan, kemudian akan dilanjutkan dengan penyusunan Matriks Perencanaan Proyek (MPP) lembaga/organisasi untuk tahun …. sampai…. (5 tahun).

Tugas masing-masing kelompok adalah menyusun MPP berdasarkan pemilahan yang disepakati bersama, misal sebagai berikut:

  • Kelompok-1: Menyusun beberapa MPP yang berhubungan dengan pembenahan manajemen.
  • Kelompok-2: Menyusun beberapa MPP yang berhubungan dengan pengembangan sarana pendukung.

Format MPP adalah sebagai berikut:

NAMA PROYEK:

Pembenahan Sistem Organisasi

MATRIKS PERENCANAAN PROYEK

JANGKA WAKTU: 2 tahun

(Tahun… s.d……)

Tujuan Proyek

Indikator-indikator Obyektif

Sumber Pembuktian Indikator

Asumsi-asumsi Penting

Pleno

Presentasi setiap kelompok:

  • Perbaikan MPP masing-masing kelompok
  • Kompilasi MPP semua kelompok yang memungkinkan untuk digarap pada tahun pertama  (bintang*****), tahun kedua (bintang ****), tahun ketiga (***), tahun keempat (**), dan tahun kelima (*).

LANGKAH-7: PENYUSUNAN RENCANA KERJA (WORKPLAN) MASING-MASING PERSONIL LEMBAGA (5 TAHUN)

Tugas Perorangan

Setiap orang dibagi kartu-kartu metaplan untuk menyusun rencana kerja masing-masing selama tahun 1999-2001. Kartu-kartu itu dibedakan dalam 3 kategori (buat dengan 5 warna kartu yang berbeda), yaitu:

  • Kategori bintang *****, yaitu rencana kerja perorangan yang mengacu pada isu-isu strategis, dan rencana kerja (MPP) tahun pertama.
  • Kategori bintang ****, yaitu rencana kerja perorangan yang mengacu pada isu-isu strategis dan rencana kerja (MPP) tahun kedua.
  • Dan seterusnya. Selain itu juga termasuk kategori bintang *, yaitu rencana kerja yang berdasarkan minat pribadi asalkan relevan dengan visi, misi, dan nilai-nilai lembaga/organisasi.

Pleno

  • Penyajian seluruh rencana kerja perorangan dan diskusi atau tanggapan dari semua personil lembaga: pengguguran atau penambahan kartu.
  • Kompilasi seluruh rencana kerja perorangan.

LANGKAH-8: PENYUSUNAN JADWAL BESAR LEMBAGA/ORGANISASI

Tim Kerja

Tim Kerja menyusun jadwal besar lembaga dengan mengacu pada MPP (5 tahun) dan work plan perorangan (5 tahun).

Pleno

Jadwal besar kemudian diplenokan dan dibahas bersama seluruh personil lembaga dari pimpinan sampai staf. Hasilnya menjadi bahan revisi oleh tim kerja. Setelah revisi, jadwal besar lembaga diberlakukan.

***

Tantangan terbesar fasilitator adalah mengkondisikan semua orang dari sebuah lembaga untuk bisa berfikir jangka panjang (strategis dan visioner) sementara yang terlibat mulai dari direktur sampai staf lapangan.

Karena itu, tidak rugi bila lembaga menyelenggarakan pelatihan metodologi renstra untuk seluruh jajaran stafnya agar bisa melakukan langkah-langkah proses renstra di atas dengan mengundang pelatih dari lembaga mitra. Suasana pelatihan tentu akan berbeda dengan suasana pelaksanaan renstra yang sebenarnya.

Dalam pelatihan ini peserta memperoleh keterampilan cara merumuskan visi, misi, masalah, tujuan dan juga diajak menemukan isu strategis lembaga hanya sebagai praktek.

***

Salah satu buku rujukan LSM untuk menyelenggarakan renstra adalah buku “Strategic Planning for Public and Nonprofit Organization” yang ditulis oleh John M. Bryson dan diterjemahkan oleh M. Miftahuddin menjadi “Perencanaan Strategis bagi Organisasi sosial” yang diberi Kata Pengantar oleh Dr. Mansour Fakih dan diterbitkan oleh Pustaka Pelajar tahun 1999 (cetakan kedua tahun 2000).

Berdasarkan buku ini, dikembangkan bisa dikembangkan materi pelatihan metodologi renstra karena buku tersebut selain menjelaskan konsep (apa itu visi, misi, analisis SWOT, dan isu strategis) juga memberikan teknik dan contoh penerapan (panduan proses).

Berikut contoh materi pelatihan metodologi renstra yang pernah dikembangkan Mas Agung (dari YIS Solo) untuk kebutuhan jaringan LSM. Saya kira Mas Agung tidak akan keberatan untuk berbagi artefak materi ini.

Siapa tahu ada yang membutuhkan sebagai referensi, silakan cari bukunya  (saya lihat masih dicetak ulang dan tersedia di toko buku). Silakan unduh hasil pengolahan materi pelatihan renstra berdasar buku tsb. berikut ini:

Bahan Pelatihan Renstra (Mas Agung)

Bagan Proses Renstra (Mas Agung)

Semoga bermanfaat.

***

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s